GA4
【初心者向け】現場Web担当者へ送る、GA4とGTMのセッティングガイド - とりあえず計測できるようにする編
GA4とGTMの初期設定方法をキャプチャ付きで解説している初心者向けの記事になります。
Googleスプレッドシートで共有時のコピー・ダウンロード禁止方法を解説。情報セキュリティを重視し、適切な共有を実現しよう。閲覧者の制限設定も紹介。
前がき
ついひと昔前までは、メールにエクセルを添付して…という形でファイルを共有していましたが、現在、Googleスプレッドシートを社内・社外にリンク共有することも多くなったと思います。
※知らない方向け
Googleスプレッドシートとは、簡単にいうとGoogleが提供する無料で使えるWEB版のExcelのようなものです。詳細は公式ドキュメントをご参照ください。
なにせリアルタイムで編集できるのはメリットが多く、筆者のようにエクセルのファイルに「最新版」「最新版_ver2」「最新版←これを使う」等で管理して、最終的にどれだったか分からなくなっていた人にとっては、神サービスだと感じています。
共有時ちゃんと設定していますか？
しかし、大切なデータを共有する際には、不正なコピーを防ぐための対策が必要です。特に外部へ共有する際に、コピーやダウンロードをしてほしくない場合、共有時にきちんと設定することが重要です。
この記事では、スプレッドシートの共有時にコピー・ダウンロードを禁止する設定方法を簡単に解説します。大体3分で読むことができます。
※禁止設定のみ知りたい方は、次の見出し「共有設定について」は読み飛ばして頂いて問題ありません。
共有設定について
スプレッドシートを開き、ヘッダー右側にある「共有」ボタンをクリックします。
ポップアップが表示されますが、ここで共有相手の設定ができます。
マイドライブでスプレッドシートを作成された際は、デフォルトで「制限付き」のアクセスになっていると思います。
制限について、説明すると以下のようなイメージです。
・制限付き：アクセスできるユーザー欄に名前の記載のあるユーザー
・組織：Google Workspaceで同一のグループで管理されているユーザー
・リンクを知っている全員：スプレッドシートのURLを知っている全員
上記を更にざっくり説明すると下記です。
・制限付き：任意で共有設定した人
・組織：社内およびグループ会社
・リンクを知っている全員：文字通り
これらの共有先の設定に加えて「閲覧者 or 編集者」という役割の権限も付与できます。
取引先に説明の為に共有する際は閲覧者
社内やビジネスパートナーと共有する際は編集者
のようなイメージかと思います。
ここまではよく知られているかと思うのですが、閲覧者設定にした場合でも
・コピー
・ダウンロード
・印刷
上記3つの項目はできてしまいます。
なので、これらを禁止する方法を今回覚えてしまいましょう。
閲覧者のコピー・ダウンロード・印刷の禁止設定について
共有のポップアップメニューの右上の歯車マークを選択します。
下記のキャプチャの下段の項目「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外します。
※デフォルトでは、キャプチャのようにチェックが入っています。
上記対応を行うと、閲覧者はダウンロード、印刷、コピーが出来なくなります。
（対応前）
※ファイル＞ダウンロードと印刷ができるようになっている。
（対応後）
エクスポートオプションが無効になっています、と表示されます。
あとがき
いかがだったでしょうか。シートや範囲を保護することで、さらに細かいアクセス制御が可能です。
Googleスプレッドシートは大変便利ですが、禁止設定は、情報のセキュリティを保つために非常に重要ですので、この設定を活用し、適切な形で共有されてくださいね。