前がき
ついひと昔前までは、メールにエクセルを添付して…という形でファイルを共有していましたが、現在、Googleスプレッドシートを社内・社外にリンク共有することも多くなったと思います。
※知らない方向け
Googleスプレッドシートとは、簡単にいうとGoogleが提供する無料で使えるWEB版のExcelのようなものです。詳細は公式ドキュメントをご参照ください。
なにせリアルタイムで編集できるのはメリットが多く、筆者のようにエクセルのファイルに「最新版」「最新版_ver2」「最新版←これを使う」等で管理して、最終的にどれだったか分からなくなっていた人にとっては、神サービスだと感じています。
共有時ちゃんと設定していますか？
しかし、大切なデータを共有する際には、不正なコピーを防ぐための対策が必要です。特に外部へ共有する際に、コピーやダウンロードをしてほしくない場合、共有時にきちんと設定することが重要です。
この記事では、スプレッドシートの共有時にコピー・ダウンロードを禁止する設定方法を簡単に解説します。大体3分で読むことができます。
※禁止設定のみ知りたい方は、次の見出し「共有設定について」は読み飛ばして頂いて問題ありません。
共有設定について
スプレッドシートを開き、ヘッダー右側にある「共有」ボタンをクリックします。
ポップアップが表示されますが、ここで共有相手の設定ができます。
マイドライブでスプレッドシートを作成された際は、デフォルトで「制限付き」のアクセスになっていると思います。
制限について、説明すると以下のようなイメージです。
・制限付き：アクセスできるユーザー欄に名前の記載のあるユーザー
・組織：Google Workspaceで同一のグループで管理されているユーザー
・リンクを知っている全員：スプレッドシートのURLを知っている全員
上記を更にざっくり説明すると下記です。
・制限付き：任意で共有設定した人
・組織：社内およびグループ会社
・リンクを知っている全員：文字通り
これらの共有先の設定に加えて「閲覧者 or 編集者」という役割の権限も付与できます。
取引先に説明の為に共有する際は閲覧者
社内やビジネスパートナーと共有する際は編集者
のようなイメージかと思います。
ここまではよく知られているかと思うのですが、閲覧者設定にした場合でも
・コピー
・ダウンロード
・印刷
上記3つの項目はできてしまいます。
なので、これらを禁止する方法を今回覚えてしまいましょう。
閲覧者のコピー・ダウンロード・印刷の禁止設定について
共有のポップアップメニューの右上の歯車マークを選択します。
下記のキャプチャの下段の項目「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外します。
※デフォルトでは、キャプチャのようにチェックが入っています。
上記対応を行うと、閲覧者はダウンロード、印刷、コピーが出来なくなります。
（対応前）
※ファイル＞ダウンロードと印刷ができるようになっている。
（対応後）
エクスポートオプションが無効になっています、と表示されます。
あとがき
いかがだったでしょうか。シートや範囲を保護することで、さらに細かいアクセス制御が可能です。
Googleスプレッドシートは大変便利ですが、禁止設定は、情報のセキュリティを保つために非常に重要ですので、この設定を活用し、適切な形で共有されてくださいね。